As propostas deverão ser encaminhadas ao CNPq acompanhadas de documento assinado pelo coordenador brasileiro. Sugere-se que o documento contenha, sucintamente: os objetivos da proposta, a forma de cooperação existente com as instituições estrangeiras (convênios, acordos de cooperação etc.) e a identificação dos coordenadores brasileiro e estrangeiro.

As propostas devem ter a anuência do representante legal da instituição de vínculo do coordenador brasileiro, porque é pré-requisito para a autorização a co-participação e a co-responsabilidade da instituição brasileira, a qual deverá acompanhar e fiscalizar as atividades que serão exercidas pelos estrangeiros.

O representante legal de uma instituição é aquele indicado em seus atos constitutivos (estatuto, regimentos interno etc.) com as atribuições devidamente elencadas, tendo a competência legal para responder, em nome da instituição, perante o poder público, juízo e terceiros. Assim, o representante legal de uma instituição, em geral, é seu dirigente máximo. Em uma universidade, por exemplo, o representante legal é o reitor e não os diretores de institutos e faculdades ou chefes de departamento, salvo quando estes têm delegação competência do reitor para uma finalidade específica.

Toda documentação necessária à solicitação, assim como os formulários que deverão ser preenchidos, podem ser encontrados em Formulários e Documentos.

O CNPq receberá a documentação por via eletrônica e postal. A documentação completa deverá ser remetida por meio eletrônico para aex@cnpq.br ou coapg@cnpq.br. Contudo, há documentos que requerem assinatura, tanto pelo lado brasileiro quanto estrangeiro. Além do documento de encaminhamento da proposta, deverão ser enviados por via postal  os seguintes formulários:

- Declaração de Compromisso;

- Termo de Compromisso: Recepção de Material (somente em caso de remessa de material ou dados para o exterior); e

- Termo de Compromisso: Exclusividade e Patente (somente em caso de remessa de material ou dados para o exterior).

Ainda, dependendo das características da proposta, podem ser necessários os seguintes documentos, que deverão ser providenciados pela instituição brasileira:

- Autorização para Ingresso em Área Privada quando as atividades ocorrerem em áreas particulares;

- Questionário do Conselho de Defesa Nacional quando houver atividades em municípios localizados em faixa de fronteira;

- Autorização SISBIO sempre que houver coleta e transporte de material biológico, captura ou marcação de animais silvestres in situ, manutenção temporária de espécimes de fauna silvestre em cativeiro para experimentação científica e, ainda, realização de pesquisa em unidade de conservação federal ou em cavernas;

- Marinha do Brasil, quando as atividades ocorrerem na plataforma continental e em águas sob jurisdição brasileira, em especial pesquisa, exploração, remoção e demolição de coisas ou bens afundados, submersos, encalhados e perdidos;

- Força Aérea Brasileira, no caso de realização de aerolevantamentos no território nacional;

- Autorização da Comissão Nacional de Ética em Pesquisa quando as pesquisas envolverem seres humanos, em especial a remessa de amostras e dados clínicos ao exterior; ou

- Autorização das Comissões de Ética no Uso de Animais quando houver o uso científico de animais, nos termos da Lei 11.794/2008.

Os formulários e os documentos, em uma via, devem ser enviados para o seguinte endereço:

Coordenação do Sistema de Autorização de Acesso ao Patrimônio Genético
COAPG/DABS/CNPq
SHIS - Quadra 01 Conjunto B - Bloco A - 2º andar
Ed. Santos Dumont - Lago Sul
71605-160 - Brasília, DF

A remessa por e-mail agilizará a análise técnica e dos consultores, ao passo que os documentos por via postal são necessários para formalizar a abertura do processo, tramitação e decisão do MCTI, que somente ocorrerá com a documentação completa.